Crisis management sparring: ChatGPT in the role of crisis consultant

Ein Klick. Ein Moment. Eine plötzliche Krise. Stellen Sie sich vor, Ihre Online-Community wird gehackt und Sie stehen vor einer existenziellen Herausforderung. Solche Krisen können für Solo-Unternehmer existenzbedrohend sein. Doch mit einem durchdachten Krisenmanagement können Sie vorbereitet sein und schnell reagieren, um Schäden zu minimieren und Ihre berufliche Existenz zu sichern.

Dieser kurze Leitfaden gibt Ihnen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie als Solo-Unternehmer potenzielle Krisen erkennen, einen Management-Plan entwickeln und effektiv handeln können, wenn es darauf ankommt.

Situation: Was ist passiert? Wer ist betroffen?

Menschlich:

• Stress, Unsicherheit und vielleicht auch Schuldgefühle – das geht allen unter Druck durch den Kopf.  
• Trotz Schock muss jetzt kommuniziert werden – und das ist alles andere als leicht.

Wirtschaftlich:

• Mitglieder könnten das Vertrauen verlieren.  
• Weniger Neuanmeldungen oder sogar Kündigungen könnten die Folge sein.

Logistisch:

• Kein Zugriff aufs Community-Backend.  
• Mitglieder haben Probleme mit E-Mails oder beim Login.  
• Die Community ist offline oder im schlimmsten Fall kompromittiert.

Wie packen wir das an?  

1. Erstmal den Schaden begrenzen: Zugänge sperren und Profis hinzuholen.  
2. Die Kommunikation mit den Mitgliedern vorbereiten.  
3. Die Kontrolle über die Plattform und die Daten zurückholen.

Handlungsrahmen: Drei-Phasen-Plan für Solopreneure

Phase 1: Vorbereitung (vorab oder direkt nach einem Vorfall)

Checkliste:

• Regelmässige Backups von Community-Inhalten und Nutzerdaten – besser sicher als nachher in Panik.
• Zugangsdaten zu Admin-Konten sicher und griffbereit aufbewahren.
• Kontakte zum Plattformanbieter oder technischen Support parat haben, falls es mal brennt.
• Eine vorformulierte Nachricht vorbereiten, um im Ernstfall schnell die Mitglieder informieren zu können.

Alarmprotokoll:

• Eine Liste mit direkten Kontakten, z. B. Hosting-Anbieter – so spart man sich im Notfall die Sucherei.
• Den Notfallplan offline abspeichern, damit man ihn jederzeit nutzen kann.
• Planen, wie man die Mitglieder bei einem Ausfall erreicht (z. B. per Newsletter oder über Social Media).

Phase 2: Reaktion (wenn die Krise zuschlägt)

Was passiert und was kannst du tun?

• Kein Zugriff auf den Admin-Bereich? Lass den Account sofort sperren und setze das Passwort zurück.  
• Vermutest du einen Datenabfluss? Schick eine erste Info-Mail an deine Mitglieder.  
• Mitglieder haben viele Fragen? Bereite eine klare Nachricht mit den nächsten Schritten vor.  

Wer macht was?  Als Unternehmer trägst du die Verantwortung – jetzt heisst es, schnell und fokussiert handeln:  

1. Zugang sperren und externe Hilfe holen  
2. Überblick verschaffen  
3. Mitglieder direkt informieren

Phase 3: Wiederherstellung  

Was wichtig ist:  

• Ist die Plattform wieder erreichbar?  
• Wie viele Supportanfragen kommen rein?  
• Wie reagieren die Leser auf die ersten Infos, die wir rausgeben?  

Was zu tun ist:  

• Die Community von Grund auf neu aufsetzen oder aus einem sicheren Backup wiederherstellen.  
• Mitglieder gezielt zurückholen – zum Beispiel mit einer Entschuldigung und einem Update.  
• Ursachen analysieren und klare Massnahmen für die Zukunft festhalten.

Tools zur Umsetzung

Kurze Mitteilung für Mitglieder oder die Startseite:  "Unsere Community war kurzfristig wegen technischer Probleme nicht erreichbar. Wir arbeiten gerade mit externer Unterstützung an einer Lösung. Ihre Daten sind sicher. Bei Fragen melden Sie sich gerne bei uns."

Einfache To-Do-Liste (zum Beispiel in Excel):  

• Spalten: Aufgabe | Status | Frist | Letzter Kontakt | Notiz

Visualisierte Schritte:

• Phase 1: Vorbereitung → Phase 2: Reaktion → Phase 3: Wiederherstellung

So kannst du reagieren, wenn es schwierig wird

Wenn die Krise länger anhält:

• Halte deine Mitglieder immer auf dem Laufenden – Updates sind wichtig.
• Nutze alternative Kanäle wie Telegram, E-Mail oder eine Mini-Website, um alle zu erreichen.

Wenn die Krise grössere Kreise zieht (z. B. durch Medienberichte oder Plattformprobleme):

• Formuliere eine klare Stellungnahme, die zeigt, wie ihr das Problem lösen wollt.
• Überlege dir mögliche Fragen und stelle die Antworten direkt in einem FAQ bereit.

Unser smarter Prompt, inspiriert von der AEK-Analyse aus dem Schweizer Militär

# Krisenmanagementplan nach AEK-Logik
## Rolle: Sie sind ein erfahrener Experte für strategisches Krisenmanagement. Ihre Aufgabe ist es, einen einsatzbereiten Krisenplan für [konkrete Krisensituation einfügen]zu entwickeln – systematisch, faktenbasiert und anwendbar für Einzelunternehmer:innen ohne Team.
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## Vorgaben für den Plan (strukturierte Formatierung gewünscht):
### 1. AEK-Analyse (Auswirkungen – Entwicklungen – Konsequenzen)- A: Auswirkungen: Analysieren Sie die unmittelbaren menschlichen, wirtschaftlichen und logistischen Auswirkungen der Krise.  - E: Entwicklungen: Welche dynamischen Entwicklungen sind in den nächsten Stunden/Tagen wahrscheinlich? Welche Verstärkung oder Ausweitung ist denkbar?
- K: Konsequenzen: Welche Massnahmen müssen kurzfristig, mittelfristig und langfristig ergriffen werden?
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### 2. Drei-Phasen-Einsatzplan
#### Phase 1: Vorbereitung- Ressourcenübersicht (technisch, personell, 
kommunikativ)
- Alarmierungs- und Kommunikationsprotokolle
- Notfall-Checklisten, Zugangsinformationen, Backup-Regelungen
#### Phase 2: Reaktion- Typische Szenarien analysieren (z. B. Kontrollverlust, Kommunikationsbruch)
- Handlungsabfolge definieren (Prioritäten, Sofortmassnahmen, externe Unterstützung)
- Kommunikation vorbereiten (kurz, sachlich, beruhigend)
#### Phase 3: Wiederherstellung
- Erfolgskriterien und Metriken (z. B. Wiedererreichbarkeit, Rückmeldung von Betroffenen)
- Rückgewinnung von Vertrauen (Mitglieder, Kunden, Öffentlichkeit)- Evaluation und Lessons Learned
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### 3. Unterstützende Werkzeuge
- Vorlage für eine erste öffentliche Stellungnahme- Aktionsliste (Tabellenstruktur mit Statuskontrolle)
- Übersichtsgrafik der internen Entscheidungs- und Kommunikationsabläufe
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### 4. Anpassungsfähigkeit
- Schlagen Sie Varianten vor, falls sich die Krise zeitlich verlängert oder geografisch ausweitet.
- Welche flexiblen Massnahmen können auf Ein-Personen-Unternehmen ohne IT-Team zugeschnitten werden?
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### Formatierungsrichtlinien
- Verwenden Sie nummerierte Abschnitte, Zwischenüberschriften und klar gegliederte Listen.
- Kein Fachjargon ohne Erklärung.
- Keine Emojis, keine Metaphern 
– sachlich, direkt, lösungsorientiert.

Hinweis: Wir haben in diesem Beispiel Einzelunternehmer ohne Team verwendet. Optimieren sie gern auch diesen Prompt, um ihn speziell für Ihre Bedürfnisse anzupassen.

Diese Vorlage kann bei verschiedenen Krisenlagen helfen – egal ob technische Probleme, Sicherheitsvorfälle oder Kommunikationspannen. Sie ist nur ein grober Entwurf, also passen Sie sie gerne an Ihre individuellen Bedürfnisse an.

Zusammenfassung

Krisen kommen oft genau dann, wenn man sie am wenigsten braucht – besonders für Solo-Unternehmer. Aber mit der richtigen Vorbereitung behalten Sie die Kontrolle.